Bir aile büyüğü, arkadaş veya iş misafiri için İstanbul havalimanı transferi ayarlarken rezervasyonu yapan kişi ile terminalden çıkan kişi farklı olabilir. Hazırlığın en önemli kısmı bilgiyi doğru devretmektir: yolcu, rezervasyon ekibi ve misafiri karşılayacak kişi aynı uygulama detaylarını bilmelidir.
Yolcuyu organizasyonu yapan kişiden ayrı belirtin
Yolculuğu başka biri adına düzenlediğinizi yazın. Ana yolcunun adını ve karşılamada kullanılacak ismi belirtin; kendi telefonunuzu yolcunun ulaşılabilir numarasından ayırın. Yolcunun iletişim bilgisini onun onayıyla paylaşın. Şirket misafirinde mesajların doğrudan yolcuya mı yoksa organizasyonu yapan kişiye mi gönderileceğini netleştirin.
IST veya SAW bilgisini uçuş belgesinden kontrol edin
Mesajdaki “İstanbul havalimanı” ifadesiyle yetinmeden geliş uçuş numarasını, tarihi ve havalimanı kodunu isteyin. Otelin tam şubesini veya açık adresi ve giriş noktasını belirtin. Misafiri ofiste karşılayacaksanız aracın nerede duracağını ve kimin teslim alacağını teyit edin. Yolcunun gideceği yer farklıyken şirketin fatura adresini göndermeyin.
Yolcunun saklayabileceği kısa bir varış notu hazırlayın
Rezervasyon referansını, teyit edilen buluşma talimatını, hizmet iletişim bilgisini ve tam varış adresini ekleyin. Yolcunun anladığı bir dili kullanın; mobil internetin çalışmaması ihtimaline karşı notu uçuş öncesinde kaydedin. Ekran görüntüsü işe yarayabilir ancak ilgisiz ödeme bilgileri veya belgeler içermemelidir. Açıklamasız uzun e-posta zinciri göndermek yerine yolcunun talimatı okuduğundan emin olun.
Değişiklikleri ve ödemeyi kimin yöneteceğini belirleyin
Değişiklikler için bir ana iletişim kişisi seçin; yolcunun varışta sorun bildirebilmesini de sağlayın. Ödemeyi kimin yapacağını, kabul edilen yöntemi ve yolcudan beklenen bir tutar olup olmadığını teyit edin. Ön ödeme yapıldıysa bunun onayını alın; yalnız fiyat soruldu diye ödenmiş olarak işaretlemeyin. Adres değişikliği veya ek durak talebini kimin onaylayabileceğini misafire bildirin.
İletişim kopukluğuna karşı basit bir plan yapın
Yolcu buluşma noktasını bulamazsa veya terminal içinde gecikirse ekibe nasıl ulaşacağını uçuş öncesinde belirleyin. Mümkünse organizasyonu yapan kişi de ulaşılabilir olsun. Uçuş durumunun güncellenmesi yolcunun bagaj bekleyip beklemediğini göstermez. Plan değişirse tek bir düzeltilmiş özet gönderin ve teyit alın; eski ve yeni talimatların birlikte dolaşmasını önleyin.
Sık sorulan sorular
Karşılama açıklamasında kimin adı olmalı?
Ana yolcunun adını ve karşılamada kullanılacak ismi ekiple teyit edin. Rezervasyonu yapan kişinin adının uygun olduğunu varsaymayın.
Sadece kendi telefonumu verebilir miyim?
Durumu açıklayıp gelen yolcuya ulaşmanın güvenilir yolunu kararlaştırın. Başka ülkedeki organizasyon sorumlusu doğru anda erişilebilir olmayabilir.
İlk fiyat talebinde misafirin pasaportunu göndermeli miyim?
Yolculuk ve iletişim bilgileriyle başlayın. Ek bilgi istenirse gerekçesini sorun ve hizmetin belirlediği kanalı kullanın.